نظام الأرشفة الإلكترونية

مجلد التخزين يحفظ ملفًا. النظام يحفظ معاملة: الوثيقة وسياقها ومسارها ومن اعتمدها ومتى، مع صلاحيات وسجل تدقيق. الفرق يظهر لحظة تحتاج إثبات إجراء لا مجرد استرجاع ملف.

عمليًا تبدأ معظم الجهات بالوثائق النشطة والحديثة، ثم تُرحَّل الأقدم تدريجيًا. نحدّد معك في جلسة الاكتشاف نطاق الترحيل وترتيب أولوياته، ويُوثَّق في العرض الفني.

مكان الاستضافة وخيارات التشغيل (سحابي أو داخل بنية الجهة) تُحدَّد في العرض الفني بحسب متطلبات جهتك ويُنص عليها في العقد. راجع صفحة الأمن والخصوصية للتفاصيل المؤكدة.

سياسات الاحتفاظ والحذف تُضبط ضمن إعداد النظام حسب لائحة جهتك. نراجع متطلباتك ونوثّق ما يُطبَّق فعليًا في نطاق العمل.

الأرشفة تركّز على الحفظ والاسترجاع بعد انتهاء العمل على الوثيقة، وإدارة الوثائق تركّز على دورة حياة الملف أثناء العمل عليه: الإصدارات والمراجعة والصلاحيات. الجهات كثيرًا ما تحتاج الاثنين — راجع إدارة الوثائق.

المدة تحكمها ثلاثة عوامل: حجم الأرشيف بالصفحة لا بالصندوق، وحالة الوثائق وجودتها، ومدى التنقية المسبقة. الاستبعاد قبل المسح يخفض المدة والتكلفة معًا أكثر من أي عامل آخر — راجع ترحيل البيانات.

الدقة تعتمد على جودة الأصل قبل كل شيء: وثيقة مطبوعة واضحة تختلف كثيرًا عن نسخة مصوّرة عدة مرات أو خط يدوي. لا نعرض رقم دقة عامًا — أرسل لنا عينة ممثلة من أرشيفك لنعالجها ونعرض النتيجة الفعلية عليها.

هذا مما يجب حسمه قبل التعاقد: هل الحذف نهائي أم إلى سلة مؤقتة، ولكم من الوقت، ومن يملك صلاحية الاسترجاع، وهل يبقى أثر الحذف في سجل التدقيق. اطرحه صراحةً في جلسة الاكتشاف.

المجلدات تكفي حتى تحتاج ثلاثة أشياء لا توفّرها: صلاحيات على مستوى الوثيقة الواحدة لا المجلد، وسجل يوثّق من اطّلع ومن عدّل، وبحث داخل محتوى الوثائق الممسوحة. إن لم تحتج هذه الثلاثة بعد، فالأولوية قد تكون في موضع آخر.