البحث في الوثائق والأرشيف — اعثر عليها بما ورد فيها
قيمة الأرشيف كلها في لحظة الاسترجاع. إن كان العثور على خطاب من ثلاث سنوات يتطلب معرفة رقمه مسبقًا، فالأرشيف لم يحل المشكلة. البحث هنا يعمل على الموضوع والبيانات الوصفية ومحتوى المرفقات نفسها — بما فيها ما مُسح ضوئيًا.
رد خلال يوم عمل واحد · بدون التزام · يمكنك أيضًا المراسلة عبر واتساب
ما الذي يشمله البحث
الموضوع والنص
بحث نصي كامل في موضوع المعاملة ومتنها وملاحظات الإجراءات المسجّلة عليها.
البيانات الوصفية
الرقم المرجعي والجهة والتاريخ والنوع والحالة والتصنيف ومستوى السرّية.
محتوى المرفقات
البحث داخل ملفات PDF والمستندات المرفقة لا في أسمائها فقط.
الوثائق الممسوحة ضوئيًا
محرّك OCR يستخرج نص الصور والمستندات الممسوحة، فتصبح قابلة للبحث مثل أي نص رقمي.
فلاتر متقدمة
تضييق النتائج حسب النوع والتاريخ والجهة والحالة والإدارة — وتركيبها معًا.
بحث يحترم الصلاحيات
لا تظهر في النتائج وثيقة لا يملك الباحث صلاحية الاطّلاع عليها.
سيناريوهات استرجاع واقعية
| الموقف | ما تعرفه | كيف تصل إليها |
|---|---|---|
| مراجعة رقابية تطلب مخاطبة قديمة | الجهة والسنة تقريبًا | فلترة بالجهة والفترة ثم كلمة من الموضوع |
| خطاب ورقي مُرفق ممسوح ضوئيًا | عبارة وردت في متنه | بحث نصي يعمل على مخرجات OCR |
| سلسلة مخاطبات في موضوع واحد | رقم إحدى المعاملات | الربط المرجعي يعرض السلسلة كاملة |
| كل المعاملات المتأخرة لإدارة | اسم الإدارة | فلترة بالإدارة والحالة «متأخرة» |
| عقد قارب على الانتهاء | نوع الوثيقة | فلترة بالنوع وتاريخ السريان |
ما الذي يجعل البحث يعمل فعلًا
البحث الجيد ليس ميزة تُضاف في النهاية، بل نتيجة انضباط في ثلاث نقاط سابقة عليه: أن تمر كل مراسلة عبر نقطة قيد واحدة فلا يوجد بريد خارج السجل، وأن تُلحق بها بيانات وصفية عند القيد لا بعده، وأن يُستخرج نص الوثائق الممسوحة لحظة رفعها لا عند الحاجة إليها. النظام يفرض الثلاثة ضمن دورة العمل الطبيعية، لا كمهام إضافية على الموظف.
ما الذي يحدث بعد طلب العرض؟
لا نرسل عرضًا جاهزًا. نبني العرض على متطلبات جهتك فعليًا، عبر خمس خطوات واضحة:
استلام الطلب
نتواصل معك خلال يوم عمل واحد لتأكيد الطلب وفهم السياق العام لجهتك وحجم الاستخدام المتوقع.
جلسة اكتشاف
اجتماع قصير (30–45 دقيقة) نفهم فيه دورة المعاملة الحالية لديك: من يستلم الوارد، كيف تُحال، من يعتمد، وأين يقع التأخير.
عرض عملي للنظام
نعرض النظام على سيناريو من واقع عملك — لا عرضًا عامًا — لترى كيف تسير معاملة حقيقية من جهتك داخل النظام.
تحديد المتطلبات ونطاق العمل
نوثّق ما تحتاجه بالضبط: عدد المستخدمين، الهيكل التنظيمي، أنواع المراسلات، مسارات الاعتماد، أي تكاملات، وخطة ترحيل البيانات.
العرض الفني والمالي
عرض مكتوب يوضّح النطاق والتكلفة وخطة التنفيذ والتدريب والدعم — لتقارنه بموضوعية مع أي مورّد آخر.
أسئلة شائعة
هل يبحث النظام داخل الوثائق الممسوحة ضوئيًا؟
نعم. تمر الوثائق الممسوحة والصور على محرّك OCR الذي يستخرج نصها ويجعله قابلًا للبحث ضمن الأرشيف.
هل يدعم البحث اللغة العربية بشكل صحيح؟
النظام مبني عربيًا من الأساس بواجهة RTL، والبحث يعمل على المحتوى العربي في الموضوع والمتن والمرفقات.
هل يظهر في نتائجي شيء لا أملك صلاحيته؟
لا. نتائج البحث تُصفّى وفق صلاحيات المستخدم ودوره وإدارته ومستوى السرّية.
كم يستغرق البحث في أرشيف كبير؟
الفهرسة تتم عند الإدخال لا عند البحث، وهو ما يجعل الاسترجاع سريعًا مع نمو الأرشيف. يمكنك قياس ذلك بنفسك على بياناتك خلال فترة التجربة.
جاهز لعرض سعر مبني على متطلبات جهتك؟
أرسل طلبك الآن — نرد خلال يوم عمل واحد بعرض مبني على حجم جهتك وإجراءاتها، لا على قائمة أسعار عامة.
رد خلال يوم عمل واحد · بدون التزام · يمكنك أيضًا المراسلة عبر واتساب