نظام الصادر والوارد

نعم. لكل نوع تسلسله المرجعي الخاص، ويمكن ضبط صيغة الترقيم بما يوافق نظام القيد المعتمد لدى جهتك أثناء الإعداد.

ترحيل البيانات جزء من نطاق المشروع. نراجع معك شكل السجل الحالي (ملفات، جداول، أو نظام قائم) ونحدّد ما يُرحَّل وكيف يُفهرَس، ويُوثَّق ذلك في العرض الفني قبل البدء.

نعم. مصمّم سير العمل المرئي يتيح بناء مسار مختلف لكل نوع، مع شروط تفريعية (مثل: العاجل يذهب للمدير العام مباشرة) وربط كل خطوة بدور محدد.

نعم. النظام يوفّر توقيعًا إلكترونيًا معتمدًا مع سجل تدقيق كامل لكل توقيع وتاريخه وسلسلة اعتماد متعددة المستويات. نوضّح في العرض الفني تفاصيل الاعتماد ومزوّد الشهادات الرقمية المستخدم لدى جهتك.

يعتمد على عدد المستخدمين وتعقيد الهيكل التنظيمي ومسارات الاعتماد وحجم البيانات المُرحّلة. نحدّد جدولًا زمنيًا مكتوبًا بعد جلسة الاكتشاف، لا قبلها.

قاعدة الترقيم من أهم ما يُثبَّت في مرحلة تحديد المتطلبات. أرسل لنا القاعدة المعمول بها لديك — رموز الأنواع والفروع والتقويم المعتمد وموعد تصفير التسلسل — لنبيّن ما يُطبَّق كما هو وما يحتاج ضبطًا قبل التشغيل.

تُمسح ضوئيًا عند نقطة الاستلام ثم تُقيَّد في سجل الوارد، وتُعالَج بالتعرف الضوئي لتصبح قابلة للبحث بمحتواها. الأصل الورقي يبقى وفق سياسة الحفظ لدى جهتك — راجع OCR للمراسلات.

هذا قرار تنظيمي يُحسم قبل التشغيل: سجل موحّد مع رمز فرع في الترقيم، أو سجلات مستقلة لكل فرع مع تقرير مجمّع. لكل خيار أثر على التقارير والصلاحيات — راجع الحلول لتعدد الفروع.

نعم ضمن نطاق الترحيل، وأهم ما يُحسم فيه هو ما يُرحَّل وما يُنقل لأرشيف بارد، وكيف يُحافَظ على التسلسل السابق دون تعارض مع الترقيم الجديد. راجع ترحيل البيانات.

الوارد يعبر حدود الجهة من الخارج، والمراسلة الداخلية تبقى بين إداراتها. لهما سجلان وتسلسلان مستقلان لأن الإحصاء والمساءلة مختلفان — راجع المراسلات الداخلية.